Блог

Исключения из обязательных ЭТрН с 1 сентября 2026 года: когда разрешена бумажная форма (разбор ФНС)

2026-07-23 15:52
С 1 сентября 2026 года в России вводится обязательное применение электронных перевозочных документов (ГИС ЭПД). Электронная транспортная накладная (ЭТрН) становится базовым стандартом коммерческих грузоперевозок.
Однако Федеральный закон № 140-ФЗ и подзаконные акты Минтранса предусматривают строго ограниченный перечень ситуаций, когда участники перевозки имеют законное право оформить транспортную накладную на бумажном носителе.
Эксперты Бухучет Логистики разобрали ключевые разъяснения представителей ФНС России о том, когда бумажная накладная остается легитимной, а когда попытка работать «по-старому» приведет к налоговым штрафам и отказу в вычетах.

1. Когда транспортная накладная вообще не требуется

Прежде чем оценивать исключения для бумажного формата, важно разделить понятийный аппарат: когда ЭТрН обязательна, а когда накладная не составляется вовсе.
Транспортная накладная (в электронном или бумажном виде) оформляется исключительно при наличии договора перевозки груза (ст. 8 Федерального закона № 259-ФЗ).
ЭТрН не требуется, если:
  • Самовывоз: Покупатель забирает товар со склада продавца собственным транспортом.
  • Доставка собственным транспортом: Продавец (поставщик) доставляет груз покупателю на собственном или арендованном автомобиле без оформления договора перевозки и взимания отдельной платы за транспортировку.
  • Внутрискладские и технологические перемещения: Груз перемещается между цехами или складами одной организации без выезда на дороги общего пользования и без привлечения стороннего автоперевозчика.
В этих случаях правомерность транспортировки и расходы подтверждаются путевыми листами, складскими накладными (ТОРГ-12) или универсальными передаточными документами (УПД).

2. Восемь законных исключений для применения бумажной ТрН

Если перевозка осуществляется коммерческим автотранспортом по договору, с 1 сентября 2026 года применение электронного формата обязательно. Бумажная транспортная накладная разрешена только в виде исключения.
ФНС и Минтранс определили закрытый перечень ситуаций, когда бумажный документ сохраняет юридическую силу:

1. Технические сбои в информационных системах

Если участник информационного взаимодействия не может отправить документ в ГИС ЭПД из-за сбоя в оборудовании или ПО.
Важное условие ФНС: Сбой должен быть официально зафиксирован и подтвержден государственной системой обнаружения, предупреждения и ликвидации последствий компьютерных атак (ГосСОПКА).

2. Отсутствие доступа к сети Интернет

Оформление на бумаге допускается при осуществлении перевозок в населенных пунктах и труднодоступных территориях, где отсутствует устойчивое интернет-покрытие.
Перечень таких зон утвержден официальным Распоряжением Правительства РФ № 1855-р.

3. Режимы чрезвычайных ситуаций и особые правовые режимы

Допускается бумага при осуществлении перевозок в условиях введенных режимов ЧС, повышенной готовности, военного положения или контртеррористической операции (КТО).

4. Обслуживание физических лиц (личные и домашние нужды)

Если грузоотправителем или грузополучателем выступает физическое лицо, а перевозка осуществляется для личных, семейных или домашних нужд, не связанных с предпринимательской деятельностью (например, квартирный или дачный переезд).

5. Воинские перевозки и грузы спецназначения

Перевозки, выполняемые для нужд обороны и государственной безопасности, в которых грузоотправителем или грузополучателем выступает Министерство обороны РФ или иные ведомства силового блока.

6. Иностранные клиенты без аккредитации в РФ

Если контрагент (грузоотправитель или грузополучатель) является иностранным юридическим или физическим лицом, сведения о котором не внесены в российский государственный реестр аккредитованных филиалов и представительств.

7. Каботажные перевозки операторами из ЕАЭС

Оформление бумажной накладной разрешено при выполнении каботажных автомобильных грузоперевозок иностранными перевозчиками из государств-членов ЕАЭС (на основании норм ФЗ № 127-ФЗ).

8. Перевозка драгоценных металлов и камней

Специфическая категория грузов (драгметаллы и драгоценные камни), правила транспортировки и учета которых регулируются специальным законодательством.

3. Особенность: Грузоотправитель и Грузополучатель — одно лицо

ФНС особо выделяет кейс, когда юридическое лицо или ИП перевозит собственный груз с привлечением стороннего перевозчика (например, между собственными филиалами или региональными складами).
В таком сценарии компании выступают грузоотправителем и грузополучателем в одном лице. На текущем этапе регулирования для подобных ситуаций также предусмотрена возможность использования бумажной формы до окончательной отработки всех механизмов гашения ЭТрН в ГИС ЭПД.

4. Налоговые риски: чем грозит «бумага» без законных оснований

Многие компании ошибочно полагают, что с 1 сентября 2026 года смогут продолжать выписывать бумажные накладные «по привычке» или из-за нежелания покупать подписи водителям. Представители ФНС предупреждают: это критическая ошибка.
Если с 1 сентября 2026 года компания оформит бумажную ТрН без законного основания из перечня Минтранса, налоговая инспекция признает такой документ недействительным.
Конкретные последствия при проверке ФНС:
  1. Отказ в вычетах по НДС: Налоговый орган снимет НДС-вычеты по услугам транспортировки.
  2. Исключение расходов из базы по налогу на прибыль / УСН: Стоимость доставки не будет признана в составе налоговых расходов.
  3. Доначисления, пени и штрафы: Штраф составит 20% (а при квалификации умысла - до 40%) от суммы недоимки.

Чек-лист для бухгалтера и логиста от «Бухучет Логистики»

🔲 Аудит договоров: Проверьте схемы работы. Если доставка входит в стоимость товара или осуществляется собственным транспортом - ЭТрН не требуется.
🔲 Проверка контрагентов: Выявите клиентов-физлиц, иностранных контрагентов и маршруты в труднодоступных районах — здесь вы сможете обоснованно сохранить бумажный документооборот.
🔲 Подготовка к 1 сентября 2026 года: Во всех остальных коммерческих рейсах настройте интеграцию с оператором ЭДО для автоматического формирования ЭТрН.

Источник: Видео